Rechnung per E-Mail

Guten Morgen Kolegen,
wie macht ihr das mit elektronischen Eingangsrechnungen?
Mein Steuerberater will da immer so einen Datensafe als Cloudlösung an den Mann bringen! Aber wenn ich das Kleingedruckte lese und auch Ausgangsrechnungen auf dem Server ablege müsste ich von jedem Kunden seine Einferständniss einholen! ( Das war dann für mich das Kao Kriterium für dies Geschichte!)

Jetzt speichere ich Sie einfach auf der Festplatte und Drucke sie aus!

Wie macht Ihr das ?

Mein Steuerberater meint, daß das der Steuerprüfer nicht akzeptiert und die Rechnung nicht als Betriebsausgabe anerkennt!
Hat er da recht?
Vielen Dank für eure Rückmeldungen im Vorraus.
Mit freundlichen Grüßen
Christian Widauer

M.W. muss die zugesandte Originaldatei auf einem Datenträger gespeichert sein und gut ist es.
Ich drucke bisher alles aus und hefte es wie gewohnt ab. Die Mail verschiebe ich in einen Ordner „Rechnungen“ in meinem Online-Postfach. (Ich nutze einen Online-Maildienst und kein lokales Mailprogramm). Somit denke ich dass ich die Kriterien erfülle. Die Originaldatei ist bereits mit dem Versand in der Cloud meines Mailproviders. Da muss wohl niemand sein Einverständnis erklären, dass ich sie nicht lösche. Lokal speichern ginge natürlich auch.
Bei größeren Käufen kommt in aller Regel doch eine Rechnung aus Papier, die Mails sind meist für Kleinteile. Angebote zB vom Landhandel alles papierlos zu machen habe ich bisher abgelehnt.

Moin,
Ich nutze seit 3 Jahren das Buchhaltungsprogram Adnova, die Buchhaltung und Steuerberatung mache ich mit dem Landvolk. Ich habe im Laufe der Zeit fast alle Abrechnungen auf Papierlos umgestellt. Das spart Zeit und spart Platz und man muss sich bei Kassenbons keine sorgen wegen der Lesbarkeit machen, da man die - wo sie noch anfallen - einscannt und auch in dem Program wegspeichert.

Da es im Geschäftsverkehr vorgeschrieben ist, Rechnungen mindestens 10Jahre zu archivieren, benötigt man kein Einverständnis dafür vom Rechnungssteller. Schon garnicht, wenn die Rechnung ohnehin digital kommt und damit auch digital gespeichert werden muss. Grosse Unternehmen haben oft schon keine Papierarchive mehr, da wird jeder Schmierzettel gescannt und auf gespiegelten Servern archiviert.
Wenn Dein Steuermuckel da so eine datenschutzrechtliche Wackelnummer am Start hat, solltest du vielleicht über einen anderen Steuerberater nachdenken.

Rechtlich sieht es aktuell wohl so aus, das bei einer Steuerprüfung jede Rechnung im Orginal vorgelegt werden können muß. Für digital - also per Mail - erhaltene Rechnungen bedeutet das, dass sie auch im Orginalformat digital vorzulegen sind. Ausgedruckt gelten sie als Kopie und die Steuerprüfer können sie damit ablehnen. Im umgekehrten Fall dürfen Rechnungen zur Erhaltung der Lesbarkeit digitalisiert werden und auf Antrag dürfen dann die Papier Orginale vernichtet werden. Aber da gelten noch andere Voraussetzungen.
Ich bin mit der digitalen Lösung sehr zufrieden.

Hier übrigens eine lustige Geschichte zum Thema scannen: David Kriesel: Traue keinem Scan, den du nicht selbst gefälscht hast - YouTube

Zu profi.de · Impressum · Datenschutzhinweise